Ein Kalender ist nach wie vor das wichtigste Planungsinstrument im Schulalltag – egal ob für Klassen, Lehrkräfte, Schulleitung oder Verwaltung. Doch während analoge Papierkalender früher eine zentrale Rolle spielten, reicht ihr Nutzen heute kaum mehr aus. Die Flut an Terminen – von Konferenzen über Prüfungen bis hin zu Krankmeldungen – lässt sich nur mit digitalen Strukturen effizient bewältigen.

Für Schulleitungen und Steuergruppen bietet ein digital geführter Kalender einen entscheidenden Vorteil: Er entlastet nicht nur im Alltag, sondern macht Planungsprozesse transparent, spart wertvolle Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Schulleitung, Kollegium und Sekretariat erheblich.

 

Vom Papier zum Bildschirm: Analog war gestern, digital ist heute

Viele Schulleitungen kennen noch die klassischen Lehrerkalender im Taschenformat – zuverlässig, handlich, aber rein individuell. Für den komplexen Schulalltag mit unzähligen Schnittstellen reicht das jedoch längst nicht mehr. Digitale Kalender haben analogen Formaten den Rang abgelaufen, weil sie teilbar, synchronisiert und immer aktuell sind. Änderungen, wie etwa ein verschobener Prüfungstermin, müssen nicht mehr aufwendig kommuniziert werden, sondern sind sofort sichtbar.

Gleichzeitig gilt: Der Umstieg auf digitale Werkzeuge verlangt Fingerspitzengefühl. Schulleitungen müssen Vorbehalte im Kollegium ernst nehmen und Schritt für Schritt Vertrauen schaffen. Wer Digitalisierung aktiv steuert, nimmt nicht nur Ängste, sondern gestaltet auch die Zukunft der eigenen Schule mit.

 

Die richtige Wahl treffen: Welche Funktionen ein digitaler Schulkalender haben muss

Digitale Kalender gibt es viele – von einfachen Programmen bis hin zu komplexen Plattformen. Für Schulleitungen und Steuergruppen sind vor allem diese Funktionen praxisrelevant:

  • Einfache Eingabe von Terminen – idealerweise auch per Spracheingabe.
  • Mehrere Unterkalender – z. B. für Schulleitung, allgemeine Termine oder Krankmeldungen.
  • Rechteverwaltung – klare Festlegung, wer lesen oder schreiben darf.
  • Farbcodes – schnelle Orientierung durch visuelle Ordnung.
  • Plattformübergreifende Nutzung – ob PC im Büro, Smartphone unterwegs oder Tablet zu Hause.
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen – damit kein Termin untergeht.
  • Einladungs- und Bestätigungsfunktion – z. B. für Konferenzen oder Gespräche.
  • Integration von Anhängen und Links – etwa Videokonferenz-Links oder Dokumente.
Tipp
Starten Sie mit den Basisfunktionen. Erst wenn das Team Sicherheit gewonnen hat, sollten Zusatzfunktionen wie Terminbuchungs-Tools genutzt werden.

 

Klare Strukturen schaffen: So organisieren Schulleitung und Steuergruppe ihre Kalender

      Ausblick: Digitale Kalender als Motor für bessere Zusammenarbeit