Digitale To-do-Listen für die Schulleitung

Warum digitale To-do-Listen?

• Teil des „3-Werkzeuge-Prinzips“: Eingangskorb, Kalender, To-do-Liste
• Struktur schafft Übersicht, Planbarkeit und Gelassenheit
• Verhindert Reaktivitätsmodus und Zettelwirtschaft

Sinnvolle Ansichten & Filter

• Heute, Woche, Monat, Jahr
• Schlagwörter & Prioritäten
• Filter für schnelle Fokussierung (z. B. Projekt, Bereich, Status)

3-Schritte-Workflow (Woche–Tag–Abschluss)

• 1. Wochenplanung: Aufgaben aus Eingangskorb übernehmen, Zeiten blocken, max. 6 Aufgaben/Tag (Ivy-Lee)
• 2. Tagesstart: Liste prüfen, Prioritäten halten, keine willkürlichen Verschiebungen
• 3. Tagesabschluss: Eliminieren, automatisieren, delegieren prüfen (Delegation an Sekretariat/Teams)

5-Minuten-Regel smart nutzen

• ≤5-Minuten-Tasks sofort erledigen, nicht dokumentieren
• Viele Mini-Tasks bündeln („5-Minuten-Block“) mit Unteraufgaben

Fokussiert arbeiten mit Zeitblöcken

• Ununterbrochene Fokuszeiten festlegen, Sekretariat informiert (Ausnahme: Notfälle)
• Bei Großprojekten: nächste konkrete Schritte als Unteraufgaben notieren

Arbeitsreflexion etablieren

• Wöchentlich reflektieren, vier Wochen Gründe für Plan-Abweichungen notieren
• Workflow datenbasiert anpassen (Kapazitäten, Störungen, Prioritäten)

Fazit

Mit digitaler To-do-Liste, klaren Ansichten und dem 3-Schritte-Workflow steuern Schulleitungen proaktiv. Konkrete Umsetzung: Wochenplanung mit Kapazitätsgrenze, tägliche Prioritätenprüfung, Delegationscheck, Fokusblöcke – plus 5-Minuten-Regel und regelmäßige Arbeitsreflexion.