Der Schulleitungsalltag ist geprägt von spontanen Anfragen, Sitzungen, Verwaltungsaufgaben und pädagogischen Entscheidungen. Um in diesem Spannungsfeld nicht den Überblick zu verlieren, ist eine digitale To-do-Liste für Schulleitungen ein unverzichtbares Werkzeug. Sie gehört – neben dem digitalen Posteingangskorb und dem Kalender – zum sogenannten „3-Werkzeuge-Prinzip“. In Kombination ermöglichen diese Instrumente eine klare Struktur, bessere Planung und mehr Gelassenheit im Alltag.

Im Wesentlichen besteht der tägliche To-do-Listen-Workflow aus drei Schritten, die im Folgenden erläutert werden.

 

Der 3-Schritte-Workflow für Ihren Alltag

Prüfen Sie zunächst Ihre digitalen To-do-Listen auf eine sinnvolle Anzeige. Bewährt hat sich die Anzeige folgender Parameter:

  • Heute
  • Woche, Monat, Jahr
  • Schlagwörter
  • Prioritäten
  • Filter

Zudem ist ein klarer Ablauf entscheidend, damit To-do-Listen nicht zur endlosen Sammlung werden.

 

1. Planung mit Weitblick

Erstellen Sie vorzugsweise am Ende der Arbeitswoche eine Grobplanung für die kommende Woche. Übertragen Sie Aufgaben aus Ihrem digitalen Eingangskorb auf die To-do-Liste  und blocken Sie entsprechende Zeiten im Kalender. So bleibt das Wochenende frei von organisatorischen Restaufgaben.

Tipp
Planen Sie nicht mehr als sechs Aufgaben pro Tag ein (Ivy-Lee-Methode). Beginnen Sie mit der unangenehmsten oder wichtigsten Aufgabe – danach wirkt der Rest leichter.

    Stolperfallen vermeiden: Das „Mindless Work Syndrom“

      Fokussiert arbeiten: Zeitblöcke und Prioritäten

      Fazit