Eine stellvertretende Schulleitung einzuarbeiten ist mehr als eine Begrüßung. Es ist die Aufgabe, ein neues Mitglied in ein eingespieltes Schulleitungsteam einzubinden, Verantwortung neu zu verteilen und gleichzeitig die Kontinuität der Schule zu sichern.

Für die Person selbst ist es ein Rollenwechsel: Aus der Lehrkraft wird ein Mitglied der Schulleitung mit Personalverantwortung, Außenwirkung und ständiger Vertretungsfunktion. Wie professionell dieser Übergang gelingt, entscheidet darüber, wie tragfähig die Zusammenarbeit der nächsten Jahre wird – und welche Spielräume die Schulleitung für Schulentwicklung gewinnt.

Der Druck auf Schulleitungen ist erheblich. Die → Cornelsen Schulleitungsstudie 2025 zeigt: Mehr als die Hälfte der befragten Schulleitungen berichtet von akutem Lehrkräftemangel; an Schulen in herausfordernder Lage sind es rund zwei Drittel. Erstmals rangiert das Thema Gesundheit – von Lehrkräften wie Schülerinnen und Schülern – auf Platz zwei der dringlichsten Herausforderungen. Ergänzend belegen Befragungen aus Berlin und Hamburg (→ Arbeitspapier Nr 9 zur Arbeitsbelastung Berliner und Hamburger Lehrkräfte, Dezember 2025), dass Schulleitungen regelmäßig oberhalb der Belastungsgrenze arbeiten. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie unter diesen Bedingungen eine neue Stellvertretung so einarbeiten, dass beide Seiten profitieren.

 

Anforderungen transparent machen – Aufgaben strukturieren

Sie kennen die Bereiche Ihrer Schulleitungsarbeit. Auch die Struktur des Schuljahres ist Ihnen vertraut. Trotzdem zeigt die Erfahrung: Es dauert in der Regel etwa vier Schuljahre, bis eine Schulleitung alle planbaren Aufgabenkreise einmal vollständig durchlaufen hat. Hinzu kommen unvorhersehbare Anforderungen – Krisensituationen, kurzfristige Erlasslagen, technische Ausfälle, gesellschaftliche Debatten, die in den Schulalltag hineinwirken. Eine neue Stellvertretung braucht deshalb Strukturen, an denen sie sich orientieren kann, statt sich diese mühsam selbst zu erschließen.

 

Was sind die Aufgaben der stellvertretenden Schulleitung?

Die stellvertretende Schulleitung – fachsprachlich „ständige Vertreterin“ oder „ständiger Vertreter“ – nimmt im Verhinderungsfall der Schulleitung deren Aufgaben mit allen Rechten und Pflichten wahr. Darüber hinaus weisen die Schulgesetze und Verwaltungsvorschriften der Länder ihr typischerweise eigene Schwerpunkte zu:

  • Vorbereitung der Unterrichtsverteilung sowie Stunden-, Vertretungs- und Aufsichtspläne
  • organisatorische Beratung der Schulleitung bei der Schulprogrammentwicklung
  • Beratung bei Differenzierungs- und Fördermaßnahmen
  • Planung und Organisation des Ganztagsbereichs
  • Einsatz nichtpädagogischen Personals
  • schulinterne Regelungen zu Unfall- und Gesundheitsschutz
  • Zusammenarbeit mit dem Schulträger zu Gebäude, Ausstattung, Schülerbeförderung

Der konkrete Aufgabenzuschnitt variiert je nach Schulform, Schulgröße, Bundesland und vereinbartem Geschäftsverteilungsplan. Maßgeblich sind das jeweilige Schulgesetz und die zugehörigen Verwaltungsvorschriften – etwa in Nordrhein-Westfalen die BASS 21-02 in Verbindung mit § 59 SchulG NRW.

Aufgaben priorisieren und delegieren

Geschäftsverteilungsplan – das rechtliche Steuerungsinstrument

    Digitale Verantwortung: Wichtiger denn je

      Den Alltag gemeinsam stemmen – tragfähige Kommunikation

      Ziele festlegen – Schulentwicklung gemeinsam gestalten

      100-Tage-Plan für die Schulleitung

        Fazit: Gute Einarbeitung schafft tragfähige Schulleitung