Personalplanung gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben der Schulleitung: Sie verlangt Sachkenntnis, Überblick, Fingerspitzengefühl und die Fähigkeit, auch bei unsicheren Daten handlungsfähig zu bleiben. Denn Schülerzahlen, Stundenzuweisungen, Teilzeitwünsche, Beurlaubungen, Erkrankungen und Bewerbungen verändern sich oft noch während des Planungsprozesses.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie die Personalplanung für das kommende Schuljahr strukturiert vorbereiten: von den notwendigen Planungsdaten über die Ermittlung quantitativer und qualitativer Fachbedarfe bis hin zur Stundenverteilung, Abstimmung mit der Schulaufsicht und rechtssicheren Personalauswahl. Ziel ist eine Planung, die den Unterricht verlässlich absichert, Konflikte im Kollegium reduziert und zugleich Spielräume für pädagogische Entwicklung erhält.

Wichtig dabei: Viele Vorgaben sind Ländersache. Die genannten Zahlen und Verfahren dienen daher als Beispiele und orientieren sich am Schuljahr 2026/27. Verbindlich ist stets die aktuelle Erlasslage Ihres Bundeslandes.

 

Personalplanung und Lehrerversorgung systematisch vorbereiten

Dieser Bereich verlangt Frustrationstoleranz, Fingerspitzengefühl und Beharrungsvermögen. Ihre Planungsdaten ändern sich im Laufe des Planungszeitraums meist mehrfach – durch Haushaltsbeschlüsse, neue Versorgungsansagen, kurzfristige Krankheiten oder Absagen von Bewerberinnen und Bewerbern. Zugleich müssen Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen gut kennen: ihre formalen Qualifikationen ebenso wie ihre Talente und Neigungen.

Die Personalplanung wird im Folgenden vor allem im Hinblick auf allgemeine Grundsätze und schulinterne Verfahren beleuchtet. Wie die konkrete Arbeitsteilung zwischen Ihnen als Leitung, der Schulaufsicht und den Personalreferaten Ihrer Bildungsadministration aussieht, lassen Sie sich am besten von einer erfahrenen Schulleitung oder Ihrer Schulaufsicht erläutern.

Welche Planungsdaten benötigen Sie?

Für die Lehrerversorgung Ihrer Schule stützen Sie sich auf mehrere Grundlagen:

1. Die Stundentafel Ihrer Schulform

Sie ist in der jeweiligen Schulordnung geregelt und definiert pro Jahrgang die Schülergrundstunden. In Niedersachsen etwa weist der Klassenbildungserlass (RdErl. des MK vom 01.01.2025) feste Lehrkräfte-Soll-Stunden je Klasse aus – im Schuljahr 2026/27 etwa 20 Stunden in Jahrgang 1 der Grundschule (der befristete Aufschlag auf 21 Stunden galt nur bis 2025/26), bis zu 33 Stunden in den Profiljahrgängen 9/10 des Gymnasiums. In Bayern erfolgt die Berechnung automatisiert über die Lehrerbedarfsberechnung (LEBE) in der Amtlichen Schulverwaltung (ASV).

Die Stundenverteilung: Einsatzwünsche und Fachbedarfe austarieren

    Lehrerstundenbedarf mit Schulaufsicht und Behörde abstimmen

    Bewerbungsgespräche und rechtssichere Personalauswahl führen

      Fazit: Personalentscheidungen frühzeitig schulintern klären